A funcionalidade de Importação de Dados permite agilizar a migração de um outro programa para o WINTOCHCLOUD, evitando o registo manual de grandes volumes de dados. É especialmente útil na migração inicial, mas também pode ser utilizada posteriormente para atualizar dados em massa, como, por exemplo, através da reimportação de tabelas de artigos.
Existem dois métodos de importação: SAFT-PT e ficheiros XLS, XLSX ou CSV. A escolha do método depende do tipo de dados disponível e do nível de flexibilidade necessário.
Importação através de SAFT-PT
A importação através de SAFT-PT é o método mais simples e rápido, uma vez que permite aproveitar a informação já existente no ficheiro SAFT, reduzindo o trabalho de preparação dos dados.
No entanto, é importante ter em atenção que nem todos os ficheiros SAFT contêm a totalidade da informação existente na solução de origem. Por exemplo, um ficheiro SAFT pode conter apenas os artigos e os clientes que tiveram movimentos/faturação durante o período a que o ficheiro diz respeito. Nestes casos, poderá ser necessário utilizar vários ficheiros SAFT, relativos a diferentes períodos, para obter um conjunto de dados mais completo.
Importação através de XLS, XLSX ou CSV
A importação através de XLS, XLSX ou CSV oferece maior flexibilidade, permitindo definir exatamente os dados que serão importados e fazer o mapeamento entre os campos do ficheiro de origem e os campos da base de dados.
Este método é particularmente útil quando é necessário importar ou atualizar tabelas de artigos ou quando os dados disponíveis não estão completos num ficheiro SAFT. Em contrapartida, exige maior preparação, uma vez que é necessário garantir a estrutura dos dados e efetuar o respetivo mapeamento.
A importação por ficheiro deve ser realizada separadamente para Artigos e para Terceiros (clientes e fornecedores).
Qual o método de importação a utilizar?
- SAFT-PT: recomendado quando se pretende uma importação rápida e simples e os ficheiros SAFT disponíveis contêm a informação necessária. Se os ficheiros não forem completos, poderá ser necessário importar vários SAFT.
- XLS, XLSX ou CSV: recomendado quando é necessária maior flexibilidade, nomeadamente para importar ou atualizar tabelas de artigos com um conjunto específico de dados. Este método requer, contudo, maior preparação e configuração do ficheiro.
Passos a seguir
1. Como importar dados através de um ficheiro SAFT-PT?
- Aceda a Configurações > Utilitários > Importação de Dados.
- Selecione o método SAFT.
- Selecione o ficheiro SAFT que pretende utilizar.
- Indique os dados que pretende importar.
- Avance para o passo seguinte.
- Antes de concluir a operação, é possível visualizar os dados que serão importados.
- Confirme a importação.
- No final, será apresentado o resultado da operação.
Nota: Caso o ficheiro SAFT não contenha todos os artigos, clientes ou fornecedores existentes na solução de origem, poderá ser necessário repetir o processo utilizando outros ficheiros SAFT, de forma a complementar os dados importados.
2. Como importar dados através de um ficheiro XLS, XLSX ou CSV?
A importação através de ficheiro deve ser realizada em duas fases.
2.1. Importar artigos
- Aceda a Configurações > Utilitários > Importação de Dados.
- Selecione o método Ficheiro XLS, XLSX, CSV.
- Indique o ficheiro de origem dos dados.
- Selecione o tipo de dados Artigos.
- É recomendado utilizar o ficheiro modelo disponibilizado para a importação.
- Avance para o ecrã de mapeamento dos dados.
- No mapeamento, associe cada campo de origem, existente no ficheiro, ao respetivo campo de destino, existente na base de dados.
- Configure, quando aplicável, as opções disponíveis:
- Atualizar artigos caso estes já existam na solução;
- Ignorar as primeiras linhas do ficheiro, por exemplo, para excluir a linha de cabeçalho;
- Gerar documentos com stock inicial com base nas quantidades indicadas no ficheiro.
- Reveja o mapeamento e as opções selecionadas.
- Clique em Importar.
2.2. Importar terceiros
Depois de concluir a importação dos artigos, deve repetir o processo para os Terceiros, onde estão incluídos os clientes e fornecedores.
- Aceda novamente a Configurações > Utilitários > Importação de Dados.
- Selecione o método Ficheiro XLS, XLSX, CSV.
- Indique o ficheiro de origem dos dados.
- Selecione o tipo de dados Terceiros.
- Faça o mapeamento dos campos de origem para os respetivos campos de destino.
- Reveja as opções disponíveis.
- Clique em Importar.
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