Introdução
O WINTOUCH Agenda é um módulo de gestão e organização de marcações concebido para otimizar o tempo e os recursos de qualquer negócio. Sendo uma solução totalmente web, pode ser acedida a partir de qualquer dispositivo com ligação à Internet, sem necessidade de instalações locais, garantindo que a aplicação está sempre atualizada e segura. É uma ferramenta versátil, adaptável a diversos setores — como cabeleireiros, ginásios, clínicas ou serviços de estética, oficinas, etc. — permitindo simplificar o processo de agendamento e evitar conflitos de horários.
Benefícios
A implementação deste módulo oferece vantagens imediatas para a organização:
- Mobilidade: Acesso em qualquer lugar.
- Segurança: Atualizações automáticas constantes.
- Facilidade de Utilização: Configuração intuitiva que permite começar a trabalhar rapidamente.
- Redução de Incumprimentos: Envio de notificações automáticas por E-mail e SMS para relembrar os clientes das suas marcações.
- Autonomia do Cliente: Através de uma App Android dedicada, o cliente final pode gerir as suas próprias marcações de forma independente.
- Personalização Total: Possibilidade de adaptar a terminologia (e.g. mudar "Clientes" para "Utentes") e os estados das marcações à realidade do negócio.
Configurações
A parametrização do sistema permite definir as regras de negócio e automatizar a comunicação com os clientes. Estas definições garantem que a agenda se comporta de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
- Geral: Permite definir comportamentos globais, como a ação após criar uma marcação (e.g. evoluir para venda ou adiantamento) e a gestão de até 5 estados de marcação com cores personalizáveis. Pode ainda renomear os termos principais (como "Recursos" ou "Áreas") para melhor se adequarem ao seu setor.
- Horários: Define o intervalo visual da agenda (e.g. de 15 em 15 minutos) e o horário geral de funcionamento da empresa. É possível definir horários de trabalho específicos para cada recurso (profissional ou sala).
- Notificações: Configuração das mensagens de confirmação, lembrete e cancelamento. Podem ser usados campos especiais (tags) para preencher automaticamente informações como o nome do cliente, a data ou a hora da marcação.
- Sincronização: Facilita a transição para quem já utiliza o WINTOUCH Cloud, permitindo importar automaticamente clientes, funcionários e utilizadores existentes.
Tabelas
As tabelas auxiliares servem para organizar toda a informação estrutural que será utilizada no dia a dia das marcações. É aqui que se define quem presta os serviços, a quem são prestados e em que moldes.
- Clientes: Gestão centralizada das fichas de clientes, contactos e do respetivo estado de acesso à App Android.
- Áreas: Permite segmentar o negócio por setores (e.g. "Estética", "Massagens", "Consultas") para organizar melhor os recursos e serviços.
- Recursos: Registo de profissionais, salas ou equipamentos. Pode definir a cor de cada recurso na agenda e o número máximo de marcações que cada um pode realizar em simultâneo.
- Tipos de Serviço: Definição do catálogo de serviços prestados, indicando a duração prevista de cada um e em que áreas podem ser realizados.
- Motivos de Anulação: Criação de uma lista de motivos padrão para o cancelamento de marcações, facilitando a análise posterior das desistências.
Relatórios e Operações em Lote
A funcionalidade de Relatório de Marcações permite não só a consulta, mas também uma gestão ativa e massiva dos agendamentos efetuados.
- Filtros Avançados: Permite filtrar toda a informação por período, estado da marcação, cliente, recurso ou área específica.
- Ações em Lote: Funcionalidade que permite selecionar várias marcações em simultâneo para efetuar cancelamentos massivos ou enviar notificações de lembrete (E-mail/SMS) a vários clientes de uma só vez.
- Exportação: Toda a informação pode ser impressa ou exportada para formatos editáveis como Excel e PDF.
App Android
A interface dedicada ao cliente final, disponível na Play Store, reduz a carga administrativa do negócio ao permitir o autoagendamento.
- Registo e Convites: O cliente cria uma conta com o seu e-mail e recebe automaticamente convites das empresas onde já tem ficha de cliente criada.
- Gestão de Marcações: O utilizador tem total autonomia para consultar as suas próximas marcações, ver o histórico e criar, editar ou cancelar novos agendamentos.
- Acesso Seguro: A aplicação suporta autenticação por biometria (impressão digital ou reconhecimento facial) para um acesso rápido e protegido.
________________________
Este artigo serve como guia estrutural. Para aprofundar cada tópico, deverão ser consultados os artigos específicos de detalhe.