Como efetuar a configuração geral da Agenda?

A agenda inclui vários grupos de configurações que permitem ajustar o seu funcionamento. De seguida, apresentamos as principais opções de cada grupo.

Marcações

No grupo de configurações Marcações, encontram-se disponíveis opções que influenciam o comportamento do sistema no momento da criação e gestão de marcações.

Ao criar marcações abrir
Esta opção permite definir o comportamento da aplicação na criação de uma marcação.

• Se não tiver qualquer opção selecionada, cria simplesmente a marcação;

• Se selecionado Adiantamentos de Clientes, abre o editor de vendas com documento de Adiantamento a Clientes, possibilitando o registo de um pagamento antecipado antes da realização da consulta. Esta funcionalidade é particularmente útil em contextos onde é prática a cobrança prévia dos serviços.

Ir da marcação para
Permite configurar qual o tipo de documento que será aberto quando terminada a marcação. Por defeito, o sistema abre o editor de Vendas, mas é possível alterar para outros tipos de documento, nomeadamente:

• Guias a clientes
• Encomendas de clientes
• Orçamentos de clientes

Esta parametrização deve ser ajustada de acordo com o fluxo documental da entidade.

Permitir criar marcações sem horário definido
Ao ativar esta opção, passa a ser possível registar marcações sem a obrigatoriedade de indicar uma hora específica. Estas marcações ficam associadas apenas ao dia, sendo úteis em situações de gestão mais flexível ou quando o horário será definido posteriormente.

Estados das Marcações

No grupo Estados das Marcações, são definidos os diferentes estados que podem ser atribuídos às marcações, bem como a sua representação visual na agenda.

Por defeito, existem cinco estados disponíveis, associados às seguintes cores e descrições:

• Vermelho – Faltou
• Verde – Chegou
• Laranja – Em tratamento
• Azul – Terminado
• Cinzento – Pago

Estes estados permitem acompanhar de forma rápida e intuitiva o progresso de cada marcação ao longo do dia.

É possível personalizar estas configurações, nomeadamente alterar a designação dos estados e ajustar a ordem das cores (arrastar a cor para o Estado pretendido), de forma a adaptar a agenda às necessidades e terminologia utilizada pela entidade.

Descritivos a usar na Agenda

No grupo Descritivos a usar na agenda, é possível definir a terminologia apresentada na agenda para os principais intervenientes e elementos associados às marcações.

Existem três descritivos configuráveis, por defeito, estes surgem com as seguintes designações:

• Cliente → Utente
• Recurso → Profissional
• Área → Especialidade

No entanto, estas designações podem ser ajustadas de acordo com a área de atividade ou preferências da entidade. Por exemplo:

• “Utente” pode ser alterado para “Paciente” ou “Cliente”
• “Profissional” pode ser alterado para “Técnico”, “Médico” ou “Terapeuta”
• “Especialidade” pode ser substituído por “Serviço”, “Valência” ou “Departamento”

Esta flexibilidade permite adaptar a linguagem da aplicação à realidade operacional, tornando a utilização da agenda mais intuitiva para os utilizadores.