WINTOUCH Clínicas – Guia Base

Este artigo constitui um documento de base sobre a solução WINTOUCH Clínicas, reunindo os principais tópicos relacionados com a utilização e configuração da aplicação.

O objetivo é disponibilizar um ponto de partida para consulta da documentação técnica, apresentando de forma estruturada os vários temas relevantes da aplicação.

Este artigo será atualizado de forma contínua, acompanhando as evoluções e novidades introduzidas na aplicação vertical WINTOUCH Clínicas.

Os diferentes tópicos apresentados incluem ligações para outros artigos, onde cada funcionalidade é explicada de forma mais detalhada e aprofundada.

Todos os artigos associados a estes tópicos são redigidos num formato técnico, com o objetivo de apoiar os utilizadores na correta configuração e utilização da aplicação.

A solução WINTOUCH Clínicas em ambiente Cloud apresenta um conjunto de vantagens que facilitam a implementação, utilização e manutenção do sistema, garantindo simultaneamente maior acessibilidade e eficiência na gestão da clínica.

Totalmente WEB
A aplicação funciona integralmente através de um navegador, não sendo necessária a instalação de software nos equipamentos dos utilizadores. Isto permite o acesso à aplicação a partir de qualquer local, desde que exista ligação à Internet.

Redução de custos com infraestruturas
Por se tratar de uma solução Cloud, não é necessário investir em servidores locais ou infraestruturas informáticas complexas. A gestão da infraestrutura é assegurada centralmente, reduzindo custos de aquisição, manutenção e suporte.

Sempre atualizado
A aplicação encontra-se permanentemente atualizada com as mais recentes funcionalidades e melhorias. As atualizações são disponibilizadas de forma automática, sem necessidade de intervenções técnicas por parte dos utilizadores.

Simplicidade de configuração e utilização
A solução foi concebida para permitir uma configuração simples e uma utilização intuitiva, facilitando a adoção do sistema e reduzindo o tempo necessário para a sua implementação.

App Android para o utente
A solução disponibiliza uma aplicação Android que permite ao utente consultar e gerir as suas marcações de forma simples e autónoma.

Envio de notificações por email e/ou SMS
O sistema permite o envio automático de notificações aos utentes, nomeadamente lembretes de consultas ou outras comunicações relevantes, através de email e/ou SMS..

A aplicação WINTOUCH Clínicas permite o registo de um número ilimitado de utilizadores no sistema, nomeadamente médicos, enfermeiros, administrativos ou outros colaboradores da clínica.

O modelo de licenciamento utilizado é baseado no número de acessos simultâneos à aplicação, também designado por licenciamento concorrencial. Isto significa que o licenciamento não depende do número total de utilizadores registados, mas sim do número de utilizadores que estão a utilizar a aplicação ao mesmo tempo.

Por exemplo, uma clínica pode ter 20 médicos registados no sistema, pertencentes a diferentes especialidades. No entanto, se a clínica tiver apenas 5 gabinetes médicos disponíveis para consultas em simultâneo, significa que apenas poderão estar 5 médicos a utilizar a aplicação ao mesmo tempo.

Neste cenário, será suficiente licenciar 5 acessos concorrenciais para médicos. Adicionalmente, poderá existir 1 acesso concorrencial para a receção, destinado à gestão de marcações, atendimento de utentes e restantes tarefas administrativas.

Este modelo de licenciamento permite otimizar os custos da solução, ajustando o número de acessos licenciados à realidade operacional da clínica.

Ao criar uma nova empresa na aplicação WINTOUCH Clínicas, o sistema é disponibilizado com um conjunto de configurações pré-definidas, que permitem iniciar a utilização da aplicação de forma imediata.

No entanto, para adaptar o sistema à realidade e organização de cada clínica, será necessário efetuar algumas configurações adicionais.

As principais configurações a verificar e ajustar são as seguintes:

Clínicas

• Configurações – definição dos parâmetros gerais relacionados com a clínica.

Agenda

• Configurações gerais – parâmetros base de funcionamento da agenda.
• Horários – definição dos horários de funcionamento e disponibilidade.
• Notificações – configuração do envio de notificações aos utentes, nomeadamente lembretes de consultas por email e/ou SMS.

Cada um destes tópicos possui artigos específicos de apoio, onde são descritos de forma detalhada os respetivos procedimentos de configuração..

Para o correto funcionamento da aplicação WINTOUCH Clínicas, é necessário configurar um conjunto de tabelas base, que permitem estruturar e organizar a informação utilizada no sistema.

Estas tabelas definem elementos fundamentais da clínica, da equipa clínica e do funcionamento da agenda.

As principais tabelas a configurar são as seguintes:

Clínicas

• Utentes – registo e gestão da informação dos utentes da clínica, incluindo dados de identificação e contacto.
• Subsistemas de Saúde – registo e gestão dos subsistemas associados aos utentes, permitindo identificar entidades como seguradoras ou sistemas de saúde e respetivos dados de beneficiário.
• Categorias – definição de categorias de utentes, que podem ser utilizadas para efeitos de organização ou diferenciação de serviços.
• Especialidades – registo das diferentes especialidades médicas existentes na clínica.
• Equipa Clínica – configuração dos profissionais de saúde que integram a equipa clínica, associando-os às respetivas especialidades.

Agenda

• Tipo de Serviço – definição dos diferentes tipos de serviços ou consultas que podem ser marcados na agenda e o intervalo de duração.
• Motivos de anulação de marcações – tabela destinada ao registo dos motivos que podem justificar a anulação de uma marcação.

Cada uma destas tabelas dispõe de artigos específicos, onde são explicados de forma detalhada os respetivos procedimentos de configuração e utilização..

A Agenda é o módulo da aplicação WINTOUCH Clínicas destinado à gestão das marcações de consultas e outros serviços clínicos.

A agenda disponibiliza diferentes modos de visualização, permitindo consultar as marcações por dia, semana, semana de trabalho, mês ou em modo de lista, facilitando a análise da ocupação e organização das consultas.

É possível aplicar filtros de visualização, nomeadamente por tipo de serviço, especialidade ou profissional. Para filtrar por profissional é necessário que o mesmo esteja previamente associado a uma especialidade.

A criação de uma marcação pode ser efetuada diretamente na agenda, selecionando o dia e hora pretendidos. No ecrã de marcação é possível:

• registar uma consulta ou outro tipo de serviço;
• adicionar observações;
• criar notas ou bloqueios na agenda (por exemplo, períodos de férias, ausência ou participação em congressos). Os bloqueios podem ser definidos para um profissional específico ou para toda a equipa clínica.

No registo de uma marcação são normalmente definidos os seguintes elementos:

• tipo de marcação;
• tipo de serviço;
• especialidade;
• profissional;
• data e hora de início;
• utente ou nome do utente;
• contacto telefónico (obrigatório) e email;
• observações.

A agenda permite ainda definir marcações recorrentes, podendo estas repetir-se de forma diária, semanal, mensal ou anual, ou durante um determinado período, sendo possível indicar a vigência através de número de ocorrências ou data de fim.

A aplicação disponibiliza vários métodos para efetuar marcações:

1.º Método – Diretamente na agenda
Selecionar o dia e a hora pretendidos e preencher os dados da marcação.

2.º Método – Nova Marcação
Criar uma nova marcação através da opção própria para esse efeito.

3.º Método – Assistente de Marcações
Através do menu Movimentos | Agenda | Assistente de Marcações, é possível indicar parâmetros como tipo de serviço, especialidade, profissional e horário pretendido. O sistema calcula automaticamente os horários disponíveis, permitindo selecionar a data e hora mais adequadas e posteriormente indicar o utente e respetivo contacto.

Na visualização da agenda são apresentados indicadores diários, que permitem identificar rapidamente:

• número total de marcações;
• consultas ao domicílio;
• contactos telefónicos;
• vídeo-consultas;
• marcações canceladas.

Ao passar o cursor sobre uma marcação, é possível consultar os principais dados da consulta e, se necessário, alterar o estado da marcação. A utilização de estados é opcional e a sua atualização é efetuada manualmente pelo utilizador.

Artigos relacionados:

• Saiba aqui como é possível visualizar apenas a agenda do próprio utilizador.
• Como reagendar uma marcação?
• Como alterar o estado de uma marcação?
• Como consultar rapidamente os dados de uma marcação?
• Como analisar os indicadores diários da agenda?

O registo de uma consulta na aplicação WINTOUCH Clínicas é efetuado através de um processo simples, permitindo ao profissional de saúde registar toda a informação clínica relevante associada ao atendimento do utente.

Iniciar consulta
O início da consulta deve ser efetuado por um médico, que passa a ter acesso ao ecrã de registo da consulta.

Registo da consulta
O registo clínico é efetuado numa caixa de texto, onde o médico pode introduzir as informações relevantes relativas ao atendimento realizado.

Anamnese
Durante a consulta, o médico pode registar a anamnese, descrevendo os sintomas, antecedentes clínicos e outros elementos relevantes para avaliação do utente.

Atos médicos
É também possível registar os atos médicos realizados durante a consulta. Estes atos poderão posteriormente ser utilizados para efeitos de faturação dos serviços prestados.

Medições
O sistema permite registar medições clínicas (por exemplo, parâmetros vitais). Estes dados podem ser previamente introduzidos por outro profissional de saúde, como um enfermeiro, não sendo obrigatório que o registo seja efetuado pelo médico.

Anexos
Na consulta podem ainda ser adicionados anexos, como documentos ou exames complementares. Este registo pode ser efetuado por outros profissionais da clínica, como técnicos ou enfermeiros (por exemplo, anexar exames realizados antes ou durante a consulta).

Pausar consulta
A aplicação permite pausar uma consulta em curso. Esta funcionalidade é útil, por exemplo, quando o utente é encaminhado para realizar um exame (como um raio-X). Durante esse período, o médico pode iniciar outra consulta com outro utente.

Posteriormente, para retomar a consulta pausada, basta aceder ao Histórico Clínico, editar o registo da consulta e continuar o seu preenchimento até à sua conclusão.

Terminar consulta
Após a conclusão do atendimento e do registo da informação clínica, a consulta deve ter o seu estado alterado para “Terminado”..

Nota: Por motivos de confidencialidade e proteção de dados clínicos, o conteúdo das consultas apenas pode ser visualizado por utilizadores pertencentes à categoria de profissionais médicos. Adicionalmente, determinadas categorias de consulta podem ter restrições de acesso adicionais, permitindo a visualização apenas pelo próprio profissional que realizou a consulta ou por um profissional específico, como pode acontecer em especialidades sensíveis, por exemplo Psiquiatria ou Psicologia.

Dica: É possível editar uma consulta mesmo após estar terminada. Para saber como proceder, consultar o artigo “Como editar uma consulta já terminada?”.

Dica: É possível anular uma consulta. Para saber como proceder, consultar o artigo "Como anular uma consulta?".

A faturação na aplicação WINTOUCH Clínicas é realizada a partir da marcação do utente. O profissional administrativo deve:

1. Aceder à marcação correspondente na agenda.
2. Clicar no ícone Vendas, que permite iniciar o processo de faturação.

No ecrã de faturação, é possível:

• Faturar os atos médicos previamente registados durante a consulta.
• Adicionar ou alterar artigos, permitindo incluir novos serviços ou corrigir valores antes da emissão da fatura.
• Alterar o estado da marcação, se necessário.

A aplicação disponibiliza um conjunto de estados predefinidos, que têm caráter meramente informativo e não são obrigatórios no fluxo de trabalho:

• Faltou – utente não compareceu.
• Chegou – utente presente para atendimento.
• Em tratamento – consulta em curso.
• Terminado – consulta concluída.
• Pago – fatura liquidada.

Estes estados permitem acompanhar o andamento das consultas e faturação, mas a utilização dos mesmos é opcional e depende da política interna de cada clínica..

No caso de utentes com subsistema de saúde associado, é possível selecionar o subsistema ao avançar da marcação para o ecrã de faturação. Esta informação será incluída automaticamente no documento, sob a forma de nota com o nome do subsistema e o respetivo nº de beneficiário. Importa referir que não é efetuada faturação ao subsistema, sendo esta informação apenas informativa para posterior submissão pelo utente.

A aplicação WINTOUCH Clínicas permite gerir o pagamento das comissões dos médicos, que podem ser calculadas em valor fixo ou percentagem sobre os atos médicos faturados.

Para efetuar o pagamento das comissões, seguir os seguintes passos:

1. Aceder ao menu Movimentos | Pagamentos a Médicos.
2. Aplicar os filtros adequados:
   • Documentos: selecionar Pagos ou Pendentes, dependendo se pretende considerar documentos já pagos (Fatura-Recibo) ou a crédito (Fatura). Normalmente, nas clínicas o tipo de documento utilizado é Fatura-Recibo.
   • Comissão: selecionar Pendentes para calcular as comissões ainda não pagas.
3. Clicar no botão Calcular para gerar o valor total das comissões a pagar.
4. Para efetuar o pagamento, clicarem Processar pagamento.
5. No registo de pagamento, é necessário indicar:
   • Data do pagamento
   • Meio de pagamento
   • Número do recibo fornecido pelo médico
   • Observações (opcional)

Para consultar pagamentos já efetuados, utilizar os mesmos filtros, selecionando Comissão: Paga.
Através desta consulta, é possível visualizar todos os pagamentos realizados e, se necessário, imprimir o recibo correspondente..

A aplicação WINTOUCH Clínicas disponibiliza um conjunto de relatórios que permitem analisar e gerir a atividade da clínica de forma detalhada, tanto ao nível das consultas como das marcações.

Consultas
É possível gerar listagens de todas as consultas realizadas num determinado período, aplicando diversos filtros como:

• utente
• tipo de consulta
• estado da consulta
• médico
• especialidade

Os relatórios permitem também realizar agrupamentos, por exemplo, por médico, possibilitando calcular médias de atendimento por profissional ou analisar a distribuição de consultas entre especialidades.

Marcações
As listagens de marcações permitem consultar todas as marcações efetuadas num determinado período, utilizando filtros como:

• utente
• profissional
• especialidade
• estado da marcação

Também é possível aplicar agrupamentos, facilitando a análise de ocupação e gestão da agenda.

Através destas listagens, a aplicação permite ações em lote, tais como:

• envio de notificações por email ou SMS;
• cancelamentos em lote (por exemplo, motivo médico cancelou consulta);
• edição de marcações, possibilitando ajustar datas, horários ou outros dados diretamente a partir do relatório.

Prescrição Eletrónica de Medicamentos (PEM)

A aplicação WINTOUCH Clínicas permite ao médico realizar a Prescrição Eletrónica Médica (PEM) através de um link direto para a plataforma da SPMS.

Para aceder à PEM, o médico pode autenticar-se utilizando um dos seguintes métodos:

• Cartão de Cidadão
• Chave Móvel Digital
• Cartão da Ordem dos Médicos

Uma das principais vantagens da utilização da prescrição online é que não é necessário manter uma base de dados local dos medicamentos do Infarmed ou das respetivas coparticipações. Toda a informação encontra-se sempre atualizada na plataforma da SPMS, garantindo que a prescrição cumpre a legislação em vigor e refletindo alterações de preços ou disponibilidade de medicamentos em tempo real.

Registo de Saúde Eletrónico (RSE)

O Registo de Saúde Eletrónico (RSE) é uma plataforma centralizada que permite aos profissionais de saúde registar e partilhar informação clínica relevante, nomeadamente baixas médicas, de forma segura e integrada com os sistemas do Serviço Nacional de Saúde (SNS).

Na aplicação WINTOUCH Clínicas, o acesso ao RSE é feito através de um link direto para a plataforma externa, permitindo ao médico ou outro profissional de saúde submeter baixas médicas e outros registos clínicos sem necessidade de manutenção de bases de dados locais.

Vantagens do RSE online:

• Informação sempre atualizada: dados sobre utentes, regimes de subsídio ou validação de baixas médicas estão disponíveis em tempo real.
• Segurança e conformidade: os registos são efetuados numa plataforma oficial do SNS, cumprindo os requisitos legais e de confidencialidade.
• Redução de manutenção local: não é necessário atualizar manualmente bases de dados internas da clínica, garantindo consistência e fiabilidade da informação.

O RSE é especialmente útil para baixas médicas, registos clínicos oficiais e partilha de informação clínica entre profissionais, facilitando o cumprimento da legislação e a integração com o SNS.

Considerações Finais

Este artigo tem caráter informativo e de base, não se tratando de um manual técnico completo da solução WINTOUCH Clínicas. A aplicação encontra-se em constante evolução, pelo que algumas funcionalidades, melhorias ou alterações podem não estar refletidas de imediato neste documento.

A documentação é complementada continuamente com artigos específicos por tema, que detalham procedimentos, configurações e boas práticas de forma técnica e atualizada.

Sugestões adicionais:

• Recomenda-se aos utilizadores que consultem regularmente os artigos específicos para se manterem atualizados sobre novidades e alterações da aplicação.
• Para dúvidas ou situações não abrangidas pelos artigos, deve-se contactar a equipa de suporte técnico.
• Este documento serve como ponto de referência central, sendo útil como índice para aceder aos conteúdos detalhados e instruções passo a passo.